Упростите согласование договоров, заявок и планов закупок в 1С
Согласование договора подразумевает его визирование у ответственных лиц. В случае закупочной деятельности, необходимо утверждение целого ряда документов с рядом сотрудников. Такая процедура сокращает риски с которыми может столкнутся компания, занимающаяся закупками. Например, инженеры проверяют техническую составляющую приобретаемого оборудования, а юристы следят за правовыми последствиями. Однако зачастую многоступенчатое прохождение договоров может быть чревато замедлением бизнес-процессов. Автоматизация всех согласований с помощью программы «Корпос: Управление закупками» позволит этого избежать.
Согласование заявок на закупку
Согласование закупок потребностей в товарах, работах или услугах, и последующее планирование закупок начинается с согласований соответствующих заявок. Однако этому, как правило, предшествует этап постановки целей. Только когда цели компании определены и измеримы, можно анализировать потребности. Очевидно, что обеспечение производства и строительства потребуют совершенно разного набора поставок.
Чаще всего визирование заявок проходит через техническую экспертизу и финансовую оценку для определения объемов затрат по статьям. Юристы, как правило, не принимают участия в этом этапе.
Распространена практика, когда информация о планируемых закупках ложится в основу бюджета компании.
Согласование плана закупок
Согласование плана закупок – финальный этап проверки перед публикацией всего пакета документов и графика закупок. Важная часть утверждения на этой стадии — контроль достаточного финансирования на покрытие предполагаемых затрат. То есть финансовая служба должна проверить все статьи затрат по ЛОТам. В этот же период производственные отделы должны убедится в том, что их программы предусматривают достаточное количество ресурсов для выполнения поставленных задач.
Согласование договора
Согласование договоров – наиболее распространено в бизнес-практике, безотносительно занимается компания системно закупками или нет. Поэтому схема здесь довольно стандартная — тексты соглашения прежде всего проверяют юристы, которые чаще всего и готовят его к подписанию. В некоторых фирмах все еще используют бумажный лист утверждения договора со списком ответственных лиц, которых необходимо пройти перед тем как поставить итоговые подписи. В программе Корпос лист согласования договора переведен в электронный формат, что значительно упрощает прохождение всех процедур.
Служба безопасности компании призвана проверять контрагентов на благонадежность. Согласование договора с технической службой обеспечивает уверенность в том, что приобретаемые механизмы или материалы соответствуют техническим требованиям и регламентам. Экономическая или финансовая службы согласовывают наличие финансирования под заключаемый договор.
Некоторые виды деятельности расширяют этот список в зависимости от особенностей и специальных требований.
Согласования в программе «Корпос: управление закупками»
Программа дает возможность согласовывать снабжение, то есть отправлять уведомления согласователям. В программе «Управление закупками в 1С» эта функция реализована по электронной почте. В письме приходит ссылка по которой можно согласовать или отклонить заявку. Согласовать можно непосредственно в программе Корпос или сразу в электронном письме нажать на соответствующую ссылку.
В программе существует 3 метода согласования:
- упрощенное — в документе есть одна кнопка, которая регистрирует принятое решение;
- комиссионное — в документе указывается заранее заданная комиссия специалистов, решения которых утверждает председатель комиссии;
- последовательное — вариант согласования, в котором специалисты согласуют документ последовательно.
Система управление поставками позволяет согласовывать:
- договоры
- заявки на закупку
- план закупок (итоговый план)
- произвольный документ
Для начала процедуры необходимо нажать на кнопку «Отправить на согласование».
Программа позволяет отправлять на утверждение письма, задать важность сообщения и указать комментарий.
Когда документ направляется на согласование, в программе запускается механизм бизнес-процессов. Они настраивается на этапе установки системы, что позволяет задать последовательность утверждения документов в зависимости от их видов.
Очередность действий задается в справочнике «Ответственные за согласование».
Все задания, которые требуют действий, выводятся на стартовом экране при включении системы.
