Закупочные процедуры: понятие, цели и методы

Производственные процессы на любой фирме должны быть непрерывными. Любые перебои в результате приводят к снижению прибыли и увеличению издержек.

Процесс управления закупками является наиболее важным элементом правильно организованного производства. Связано это с тем, что на стоимость готового товара напрямую влияет правильный подход к организации закупочной деятельности.

Участники процесса

В процессе закупки участвуют две основные стороны: покупатель и поставщик или продавец. Другие лица могут участвовать в процессе в качестве посредников. Это вторичные заинтересованные стороны, такие как агенты по закупке или кредитные посредники. Малые и средние предприятия (МСП) часто нанимают покупателей, которые делают ставки, предлагают цену, выставляют счет и платят от имени покупателя (а иногда и продавца). Весь процесс включает и другие задачи, такие как упаковка, маркировка, отгрузка, экспортное лицензирование, и таможенная помощь.

В крупных компаниях для организации процесса закупок создается специальный отдел. Для фирм с небольшим оборотом достаточно будет взять в штат одного специалиста.

Закупочные процедуры: цели и задачи

Основная цель такой деятельности заключается в своевременном поступлении исходных материалов для изготовления конечного продукта. Отдел, который занимается закупками, также должен следить за ценовой политикой на необходимые товары и контролировать взаимоотношения с подрядчиками.

Правильная закупочная процедура имеет особенно важное значение для организаций, занимающихся производством. Это позволяет уже на подготовительном этапе работы уменьшить расходы и обеспечить высокое качество готового продукта.

Правильная закупочная процедура позволяет:

• организовать регулярное поставки исходного материала для непрерывного выпуска продукции (в результате удается избежать простоев оборудования и персонала, увеличивающих убытки компании и уменьшающих прибыль);
• запастись сырьем, которого будет достаточно для продолжения полноценной работы предприятия при отсутствии поставок в течение определенного периода;
• своевременно находить поставщиков, которые предлагают низкие цены на высококачественную продукцию.

Нужно понимать, что процесс закупок не предполагает поиск поставщиков, которые могут предложить наименьшие цены на сырье среди конкурентов. Минимальные цены практически всегда свидетельствует о низком качестве продукта. Основная цель закупки — поиск поставщиков, которые могут предложить качественное сырье по приемлемой стоимости. Желание сэкономить на начальном этапе в будущем приведет к серьезным убыткам, связанным с производством конечного продукта низкого качества.

В зависимости от ниши и особенностей работы конкретного предприятия, задачи закупочного отдела могут отличаться. К наиболее распространенным можно отнести следующие:

• поиск новых подрядчиков, предлагающих широкий ассортимент товаров по выгодным ценам;
• анализ рынка;
• непрерывное взаимодействие с имеющимися подрядчиками;
• покупка сырья для производства готового продукта;
• выбор наиболее приемлемого механизма размещения заказов.

Отдельного внимания заслуживают фирмы, которые занимаются розничными продажами. Отдел закупок в таких организациях также должен проводить анализ спроса на продукцию. Это потребуется для своевременной корректировке ассортимента закупаемых товаров.